[PRIMO Tech-a-Break] ขยันแทบตาย เจ้านายยังด่า? อย่าโทษใคร ถ้ายัง Prioritize ไม่เป็น

มันมีอยู่นะ และผมคิดว่าทุกคนน่าจะเคยเห็น หรืออาจจะเป็นซะเอง  

คนที่ขยันทำงานมาก ทำงานไม่พัก ทำงานเกินเวลาเป็นประจำ แต่หัวหน้ากลับจัดอยู่ในกลุ่มคนที่ “ไม่ Perform” 

ไม่แปลก ที่คนที่ได้เห็นและได้ฟัง อาจจะคิดว่า หัวหน้ามองไม่เห็นไง ลำเอียง หรือสนใจแต่ลูกรัก 

และไม่แปลกอีกเช่นกัน ที่หัวหน้าจะคิดว่า คุณไม่ Perform เพราะถึงเวลาถามหางานว่าคืบหน้าแค่ไหน มันกลับไม่คืบหน้าจริงๆ 

ทำไม ทำงานเหนื่อย แต่ไม่มีผลงาน 

เพราะ ปัญหามันมักไม่ได้อยู่ที่ "ขยันน้อยไป" หรอก ปัญหาจริง ๆ คือยัง "จัดลำดับความสำคัญ" ไม่เป็นต่างหาก 

ขยันทำงานกับได้ผลลัพธ์ที่ใช่ เป็นคนละเรื่องกัน

บางคนมีความเชื่อว่ายิ่งทำเยอะยิ่งดี มีงานเข้ามาก็รับหมด อยากพิสูจน์ว่าตัวเองขยันและช่วยได้ทุกเรื่อง ผลคือ ทำอะไรก็ค้างครึ่ง ๆ กลาง ๆ ไปหมด ทำ 10 อย่างแต่ไม่มีอันไหนเสร็จจริงจังสักอัน 

ความจริงคือ คนที่ทำแค่ 2 เรื่องแต่จบแบบมีผลลัพธ์ที่แค่ “พอใช้ได้” ก็ยังดูดีกว่าคนที่ทำ 10 เรื่องแต่ไม่จบซักเรื่อง เพราะสุดท้ายหัวหน้าไม่ได้จับเวลาว่าเรานั่งอยู่หน้าจอกี่ชั่วโมง เขาดูแค่ว่าสิ่งที่เราทำ มันไปช่วยงานของทีมหรือเป้าหมายใหญ่ได้แค่ไหน ถ้างานที่เราทุ่มสุดตัวทั้งวัน ดันไม่ใช่งานที่เขาแคร์ ต่อให้ทำสวยแค่ไหนก็แทบไม่มีความหมายเลย 

ทำไมเราถึงจัดลำดับความสำคัญไม่เป็นสักที

ลองสังเกตตัวเองดูแล้วเจอสาเหตุหลัก ๆ อยู่ไม่กี่ข้อ 

ข้อแรกคือ เราทำงานตามลำดับที่มันโผล่มา ไม่ใช่ตามความสำคัญ ใครทวงอะไรมาก็ไปทำ หรือเสียเวลาไป Discuss เป็นชั่วโมงๆ กับงานที่อยู่ในอนาคตอันไกล หรือนั่งทำงานงานหนึ่งแบบละเอียดเพราะอยากให้มันออกมา Perfect ที่สุด แต่งานที่เหลืออีก 10 อย่างไม่ได้แตะเลย สุดท้ายก็หมดเวลาไปทั้งวัน แทนที่จะได้ลงมือกับสิ่งที่สร้างผลกระทบจริง 

ข้อสองคือ สับสนระหว่างของที่ "เร่งด่วน" กับของที่ "สำคัญ" สองอย่างนี้ไม่เหมือนกันเลย งานเร่งด่วนคือมี deadline ใกล้ตัว แต่งานสำคัญคืองานที่ถ้าไม่ทำ จะกระทบเป้าหมายใหญ่ในระยะยาว หลายทีเราวิ่งไล่ตามความเร่งด่วนจนลืมไปว่าตัวเองควรโฟกัสอะไรกันแน่ 

ข้อสามคือ ไม่กล้าปฏิเสธหรือต่อรองเวลา เพราะคุณเองก็ไม่เคยวางแผนหรือให้ความสำคัญไว้ตั้งแต่ต้น พอมีคนมาขอให้ช่วยงานเพิ่ม เรามักตอบรับแบบอัตโนมัติโดยไม่ทันคิดว่า อันนี้สำคัญกว่างานที่ทำค้างอยู่จริงไหม พอรับมาเรื่อย ๆ สุดท้ายก็พังเอง 

ข้อสี่ ซึ่งผมว่าเป็นข้อที่คนมองข้ามที่สุดคือ การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธภาพ เรื่องความสำคัญของงาน บางทีสิ่งที่เราคิดว่าสำคัญ กับสิ่งที่สำคัญต่อองค์กรจริงๆ มันคนละเรื่องกันเลย แต่เราดันเดาเอาเองแทนที่จะถามให้ชัด แล้วก็เดาผิดซะงั้น 

แล้วต้องทำยังไง

วิธีที่ผมใช้แล้วรู้สึกว่าช่วยได้จริง มีประมาณนี้ 

อย่างแรก ลองแบ่งงานตามหลัก Eisenhower Matrix ง่าย ๆ  

คือแบ่งเป็นสี่กลุ่ม 

• สำคัญและเร่งด่วนให้ทำก่อนเลย  

• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนให้วางแผนทำอย่างมีคุณภาพ เพราะพวกนี้มักเป็นตัวที่สร้างผลลัพธ์ระยะยาวจริง ๆ  

• ส่วนเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ ถ้าส่งต่อให้คนอื่นได้ก็ควรทำ  

• และสุดท้ายที่ไม่สำคัญไม่เร่งด่วนเลย ตัดทิ้งไปได้เลย  

จุดที่คนพลาดกันบ่อยคือใช้เวลาไปกับกลุ่มเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญเยอะเกินไป เพราะมันให้ความรู้สึกว่ากำลังทำอะไรสักอย่างอยู่ ทั้งที่จริงแล้วไม่ได้พาไปไหนเลย 

อย่างที่สอง ฝึก Delegate  

การจะทำสิ่งนี้ได้ เราต้องทำข้อแรกให้ได้ก่อน เพราะหลายคนมักพลาด เช่น ส่งงานที่ตัวเองยังไปเข้าใจไปให้ Junior ทำ ผลที่ตามมาคือ เมื่อ junior ก็ทำไม่ได้ มีปัญหา พอกลับมาให้คุณแก้ คุณก็แก้ปัญหาไม่ได้ กลายเป็นเรื่องใหญ่ แทนที่จะจบง่ายๆ  

การ Delegate ไม่ได้หมายถึงการส่งงานให้กับ Junior อย่างเดียว คุณก็สามารถส่งต่อให้กับคุณที่ Level สูงกว่าได้ด้วยเหมือนกัน ถ้ารู้สึกว่า งานที่กำลังทำนั้นมีความสำคัญและยากเกินกำลังของคุณ แต่ต้องมีเหตุผลเพียงพอและเข้าใจว่ามันมีความสำคัญพอที่จะส่งต่อหรือไม่ 

อย่างที่สาม ต้องทำเป็นประจำ  

ไม่ใช่ทำแค่ชั่วคราว เช่น ทำแค่ตอน Sprint planning หรือหลังจากคุยกับหัวหน้าจบ แล้วหลังจากนั้นก็ไม่ทำแล้ว เพราะงานจริงๆ มันไม่ได้เข้ามาแค่ตอนที่เรากำลังแพลน แต่มันมาตลอดเวลา และความสำคัญก็อาจจะเปลี่ยนแปลงไปเมื่อเวลาผ่านไป การที่คุณทำครั้งเดียว แล้วไม่กลับมาทบทวนบ่อยๆ ก็แปลว่ากำลังกลับเข้าลูปเดิม  

ลองทบทวนตอนจบวันด้วย ไม่ใช่แค่วางแผนตอนเช้าอย่างเดียว ถามตัวเองว่าสิ่งที่ทำไปวันนี้ ตรงกับสิ่งที่สำคัญจริงหรือเปล่า ถ้าไม่ตรง พรุ่งนี้ควรปรับใหม่ให้ดีขึ้นยังไงได้บ้าง 

สุดท้าย

การโดนต่อว่าทั้งที่ทำงานหนัก หรือรู้สึกว่าไม่มีใครเห็นความพยายาม ไม่ได้แปลว่าเราไม่เก่งหรือไม่มีความสามารถ มันแค่เป็นสัญญาณเตือนว่าถึงเวลาต้องกลับมาทบทวนวิธีจัดลำดับความสำคัญใหม่แล้ว ความขยันที่ไม่มีทิศทางจะทำให้เหนื่อยฟรี แต่ถ้าจัด Priority ถูก ทุกชั่วโมงที่ลงแรงไปจะกลายเป็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้ และเป็นสิ่งที่คนรอบข้างมองเห็นจริง ๆ 

ครั้งหน้าก่อนจะโทษว่าหัวหน้าไม่เห็นค่า ลองถามตัวเองก่อนว่า

สิ่งที่กำลังทำอยู่ตอนนี้ คือสิ่งที่สำคัญที่สุดจริงหรือเปล่า